Ste majiteľom malej firmy? Ak ešte stále väčšinu vecí z účtovníctva robíte v excelovských tabuľkách alebo ručne, zbystrite pozornosť. V nasledujúcich riadkoch sa dozviete, prečo by ste aj vy mali začať používať účtovný softvér a ako vám dokáže uľahčiť podnikanie.
Potreba prehľadu a evidencie o zákazníkoch
Čo máte radšej? Poriadok, v ktorom s vyznáte? Alebo v chaos, v ktorom neviete, kde čo je? Určite nám dáte za pravdu, ak povieme, že keď máte vo veciach poriadok, ľahšie sa v nich orientuje. Čas sú peniaze a čím viac organizovaný budete, tým menej času budete strácať orientáciou v chaose.
Manažment kontaktov, dodávateľov, odberateľov
Ak by ste mali mať všetky kontakty len na stole v podobe vizitiek, mali by ste v tom dosť veľký miš maš. Ale v rámci programu máte užitočnú funkciu adresára, v ktorom si stačí zapísať názov firmy s adresou a v rámci nej si viete pridať viacero kontaktných osôb. Výhoda softvéru spočíva aj v tom, že kontakty viete triediť alebo hľadať pomocou filtrovania. Čiže sa nemusíte prehrabávať v poznámkach alebo v ručne písanom adresári.
Uľahčenie opakovaných činností
Existuje skvelá myšlienka od Roberta Heinleina: „Pokrok nespôsobujú ľudia, ktorí skoro vstávajú. Spôsobujú ho leniví ľudia, ktorí hľadajú jednoduchší spôsob, ako niečo dosiahnuť.“
To platí obzvlášť na rutinné a opakované činnosti, ktorým sa nevyhnete, nech robíte čokoľvek. V podnikaní ich máte nespočet a rok čo rok pribúdajú ďalšie. Medzi základné patrí fakturácia alebo rozposielanie upomienok. Síce je pravda, že vystaviť prvú faktúru a potom ešte niekoľko ďalších je pre každého začínajúceho podnikateľa vynikajúci pocit. No vystavovať ich deň čo deň sa časom premení na rutinu, ktorá zbytočne zaberá čas. Najmä ak ich je viac. Načo by ste ho zbytočne strácali, keď to za vás môže urobiť účtovný program? To isté platí o rozposielaní upomienok, načítaní výpisu z banky a párovaní úhrad.
Celkový prehľad a dozor nad financiami
V rámci jednoduchého alebo podvojného účtovníctva máte s programom prehľad nad výnosmi, nákladmi, pohľadávkami a tokom financií. V prehľadných reportoch uvidíte na jednom mieste,
Ekonomický softvér takisto dokáže automaticky zasielať upomienky pri nezaplatených faktúrach po splatnosti. Predstavte si, že by ste ich mali 50 mesačne a teraz by ste každému objednávateľovi mali ručne písať email? To by sa rovnalo niekoľkým hodinám, ktoré by ste museli odrobiť, alebo si niekoho zaplatiť, aby ich rozoslal. Pritom program to vie urobiť automaticky po dopredu nastavenej dobe splatnosti.
